ERP (kurumsal kaynak planlama) , işletmelerin kaynaklarını (insan kaynakları fiziksel kaynaklar finansal kaynaklar) bir araya getirerek uçtan uca yönetilmesini ve verimli olarak kullanılmasını sağlamak ya da desteklemek için geliştirilmiş sistem ve yazılımların genel adıdır. Klasik bir ERP yazılımı işlem yapabilmek için bilgisayarın çeşitli yazılım ve donanımlarını kullanır. ERP sistemleri temel olarak değişik verilerin saklanabildiği bütünleşik bir veritabanı kullanırlar.
ERP sistemleri müşteri siparişlerinin müşteri temsilcileri tarafından alınıp yükleme yapılana kadar ve finansın gönderdiği fatura bilgileri gibi tüm verilerin toplandığı yerdir. Üretimin sürdürülmesi için plan yapma ihtiyacı ile doğan ERP ‘nin açılımı “Enterprise Resource Planning” her ne kadar planlama adı ile tarifenmiş olsa da esasen yapılan iş yönetmedir. Planlamaya veri sağlayan bu altyapı yazılım ile birlikte birçok donanım da dâhil olduğu çok sayıda bileşen içerir.
ERP projeleri hızlı ve büyük ölçekli faydalar sağlar. Bu faydalar maliyet tasarrufundan, verimlilik artışına kadar uzanırken; aynı zamanda çok daha etkili ve hızlı bir karar mekanizmasını yönetim kademesine kazandırmayı mümkün kılar.
ERP ’nin tercih edilmesindeki en büyük sebep, firmalara sunulan finansal bilgilerdir. Örnek vermek gerekirse bir firmanın CEO’su firma hakkında genel ve detaylı bilgi öğrenmek istediğinde kurumsal kaynak planlaması gibi sistemler üzerinden firmaya ilişkin bilgileri kolaylıkla edinebilmektedir. Firma içerisinde yer alan departmanların her birinin çalışma alanı farklı olduğu için bu sistem vasıtası ile tüm departmanlar aynı sistem içerisinde toplanmaktadır. Şirket genelinde kullanılan ERP sistemi veri analizini ve veri kaydını büyük ölçüde kolaylaştırmaktadır.
Kurumsal kaynak planlama sisteminin tercih edilme sebeplerinden bir diğeri de müşteriler tarafından gönderilen siparişlerin hazırlanma sürecidir. Siparişin alınış kısmından başlanarak hazırlanma, paketlenme, depolanma ve gönderilme gibi süreçlerin tamamlanması ile birlikte sisteme detaylı bilgi girilerek ürüne ilişkin bilgilere kolaylıkla erişim sağlanabilmektedir. Bu da şirket içerisinde sistemin kullanım oranlarını arttırmakta daha kaliteli bir iş akışı sağlanmaktadır.
Satın alınan malzemelerin depoya girişinden, ürün olarak müşteriye satılmasına kadar olan stok süreçlerini kapsamaktadır. Kurum bünyesinde bulunan stoklara ait bilgileri toplayan, işleyen ve raporlayan bir sistemdir.
Müşteriden mamül siparişlerinin alınıp; üretimden teslimine kadar olan süreci kapsamaktadır.
Kalite sertifikasyonunun gereksinim duyacağı tüm takip adımlarının izlenmesini ve yönetilmesini kapsamaktadır. Kalite standartlarına aykırı tüm kalemlerin sistem tarafından takip altına alınması ve gereken durumlarda reddedilmesi ve ardından hata düzeltici çalışma formlarının hazırlanması işlemleri bu modül üzerinde gerçekleştirilmektedir.
Çalışan personellerin işe alınımlarından kariyer planlamasına ve eğitim çizelgelemesine kadar modern insan kaynakları yaklaşımlarının tüm stratejik noktalarını kapsamaktadır.
Finansal hareketlerin, borç ve alacak takibinin, vadeli işlemlerin takip ve kayıt edildiği bir
yönetim modülüdür. Bu modülde genel muhasebeden bütçelendirmeye, sabit kıymetlerden maliyet
muhasebesine kadar tüm finansal operasyonları kapsamaktadır.
Birçok ERP firması finans yönetimini genel muhasebe ve maliyet muhasebesi olarak ayrı ayrı ele
almaktadır ve buna göre geliştirmektedirler.
Pazarın gereksinimleri ile müşterilerin siparişlerini en uygun şekilde üretimi planlamayı, izlemeyi, maliyetlendirmeyi ve kontrol etmeyi kapsamaktadır. Daha geniş anlamda satış ve operasyonların planlanması, kısıtlamalara dayalı planlama, malzeme kaynak planlaması, üretim kontrolü, talep yönetimi, devam eden işlerin yönetimi ve kapasite planlaması faaliyetleri gerçekleştirilir.
Şirket içi, şirket dışı ve şirketler arası minimum stokla zincir içindeki bütün katılımcıların arasında anında bilgi akışı, lojistik zinciri, uygulamaya hızlı geçiş, kapasitelerden en iyi şekilde yararlanma ve çabuk reaksiyon olanakları bu modül çerçevesinde sağlanmaktadır.
İşletmeye bölümlerden gelen malzeme gereksinim taleplerinin belirlenmesi, satıcı firmaya bildirilmesi, takip edilmesi ve teslim alınması süreçlerini kapsamaktadır. İşletmenin yapacağı tüm envanter, hizmet alınları ile yapılacak giderleri ve bunların sonuçlarını eş zamanlı takip eden bir yönetim bileşenidir. Bu bileşen sipariş, finansman ve genel muhasebe modülleri ile gerçek zamanlı (eş zamanlı) çalışmaktadır.
Müşterilere yönelik teklif ve kararların büyük bir esneklik ve müşterilerle etkileşimli ilişki içinde yönetilmesine olanak sağlamaktadır. Müşterilerle ilişkileri ilgilendiren faaliyetlerin tek elden planlanmasını ve organize edilmesini sağlayarak planlama ve organizasyon hatalarından kaynaklanan müşteri memnuniyetsizliklerini en aza indirgemeyi hedeflemektedir.
Proje tipi iş yapan firmalar için geliştirilmiş olan bir yönetim modülüdür. Projeye ait tüm faaliyetler, belgeler, satın alımlar, maliyetler ve kaynaklar proje yönetimi bileşeni ile takip edilir. Muhasebe ve finans bileşeni ile entegre çalışmaktadır.
Projeye ilişkin her türlü planlanan ve gerçekleşen maliyetler kolaylıkla belirli proje adı altında kayıt altında tutulmaktadır.